برای انجام شدن هر جلسه معمولا یک سری امور بایستی انجام بشود. خوشبختانه در سالهای اخیر با بزرگتر شدن گروه تعداد بسیار زیادی درخواست همکاری برای برگزاری جلسات میآید که متاسفانه به دلیل نداشتن ساختاری مشخص یا تعریف نشدن فرآیندها از این نیروهای داوطلب استفاده مناسب نمیشود و از طرفی بار انجام کلیه فعالیتها بر عهده چند نفر محدود باقی میماند.
بنده سعی میکنم در این تاپیک فرآیندهایی که به نظر میرسد برای انجام هر جلسه انجام میشود را شرح بدهم و در تاپیک هماهنگی هر جلسه با توجه به مواردی که اینجا مطرح شده است داوطلبی جهت انجام آن فعالیت اعلام آمادگی کند. اگر شما احساس میکنید کاری هست که جا افتاده است یا کارهای بهتری هم میشود انجام داد در ادامه این تاپیک مطرح کنید.
۱. هماهنگی مکان برگزاری جلسه
با توجه به این که جلسات در بازههای زمانی ۱ ماهه برگزار میشود و با توجه به افزایش چشمگیر مخاطبین گروه و اضافه شدن نسلهای جدید، مکانهای برگزاری جلسه کمتر از ۲۰۰ نفر اغلب ما را برای برگزاری جلسه دچار مشکل میکند. پس برای هماهنگی مکان برگزاری جلسه بایستی سعی شود سالن مورد نظر حداقل گنجایش ۲۰۰ نفر را داشته باشد. علاوه بر این، در کنار سالن بایستی یک لابی یا محوطه با همین ظرفیت جهت زمان پذیرایی و نتورکینگ وجود داشته باشد. برگزاری جلسات لاگ در مکانهایی که دارای لابی تنگ یا فاقد لابی بودهاند ما را دچار مشکلات فراوانی کرده است.
سالنهای برگزاری جلسه معمولا یا در مکانهایی عامالمنفعه به واسطه پادرمیانی یک شخص یا گروه خاص در اختیار گروه قرار داده میشود یا حامیانی شرکتی اقدام به اجاره سالن و در اختیار قرار دادن آن برای انجام جلسه مینمایند. در صورتی که حامیای اقدام به در اختیار قرار دادن سالن نماید نام آن حامی در خبر آن جلسه در سایت تهرانلاگ و همچنین صفحه ثبتنام کاربران در سایت ایوند درج خواهد شد و آن حامی امکان قرار دادن استند رولآپ بر روی محل ارائه در سالن و همچنین لابی محل برگزاری را خواهد داشت.
۲. هماهنگی پذیرایی
در هر جلسه با توجه به تعداد قسمتهای پذیرایی و نتورکینگ در نظر گرفته شده (معمولا ۱ یا ۲ یا ۳ نوبت) نیازمند مواردی از قبیل موارد زیر به تعداد کافی میباشیم. حامی این قسمت نیز همانند حامی قسمت سالن برگزاری میتواند استند رولآپ خود را بر روی محل ارائه در سالن و همچنین لابی محل برگزاری قرار دهد. همچنین در نظر گرفته شود که تعداد تخمینی نفرات ممکن است از ظرفیت سالن بیشتر باشد به این دلیل که به دلیل طولانی بودن جلسات ممکن است در بین جلسه رفت و آمدهای جدیدی صورت پذیرد.
- آب معدنی ۱.۵ لیتری، تعداد: (تعداد تخمینی نفرات حاضرشونده تقسیم بر ۱۰) (در صورتی که محل برگزاری فاقد آبسردکن باشد)
- لیوان پلاستیکی (برای آب)، تعداد: (تعداد تخمینی نفرات حاضر شونده ضربدر ۱.۵) (در صورتی که محل برگزاری فاقد آبسردکن باشد)
- لیوان کاغذی (برای مایعات داغ)، تعداد: (تعداد تخمینی نفرات حاضر شونده ضربدر ۱.۵)
- ساشه نسکافه، تعداد: (تعداد تخمینی نفرات حاضر شونده ضربدر ۱.۲)
- قاشق یکبار مصرف (جهت همزدن نسکافه)، تعداد: به همان تعداد ساشههای نسکافه
- ظرف جهت قرار دادن قاشقهای یکبار مصرف در داخل آن
- چای کیسهای، تعداد: (تعداد تخمینی نفرات حاضر شونده ضربدر ۱.۲)
- دستمال کاغذی (معمولا ۴ بسته، بستگی به محل پذیرایی در محل جلسه دارد)
- خوراکی، تعداد آن بستگی به آیتم خوراکی دارد. مثلا در صورتی که بیسکوئیت پذیرایی تهیه میشود (تعداد تخمینی نفرات حاضر شونده ضربدر ۲) در نظر گرفته شود.
۳. هماهنگی ارائه دهندهها
جهت هماهنگی هر جلسه بایستی داوطلبینی که تمایل به انجام ارائه دارند مشخص و شماره تماس آنها دریافت شود. موضوع جهت لاگ میتواند هر موضوع مرتبطی با نرمافزارهای آزاد باشد، این موضوع میتواند غیرفنی، اخلاق یا فلسفهای باشد یا موضوعی فنی یا کارگاه. «مسئول سالن و ارائه دهندهها»ی هر جلسه بایستی شماره تماس ارائه دهنده را در اختیار داشته باشد و قبل از برگزاری جلسه نیز از عدم مشکل برای حضور وی اطمینان حاصل کند. اطلاعات شبکههای اجتماعی ارائهدهنده یا پروفایل ایوند وی نیز میتواند دریافت شود تا برای درج در ایوند مورد استفاده قرار گیرد.
طبق صحبتهای انجام شده، انجام ارائههای بیش از ۳۰ دقیقه (۲۵ دقیقه ارائه + ۵ دقیقه پرسش پاسخ) باعث خستگی / عدم تمرکز حاضرین خواهد شد و به جز موارد خیلی خاص بهتر است به ارائه دهنده این مورد اطلاع داده شود. همچنین با توجه به ماهیت گروه بهتر است جهت درست کردن اسلایدها از نرمافزارهای آزاد (مانند لیبرهآفیس) و فونتهای آزاد (مثل وزیر، استعداد یا …) استفاده شود و علاوه بر فایل اصلی ارائه، فایل pdf. ارائه نیز توسط ارائهدهنده آماده باشد تا در صورت بروز هر مشکلی جهت لپتاپ ارائهدهنده بتوان فایل pdf. را به در هر سیستم دیگری نمایش داد.
۴. بروزرسانی سایت
سایت به صورت کا مل بر روی ترلو توسعه و نگهداری میشود. هر شخصی میتواند خبر اعلان جلسه را در گیتهاب تهرانلاگ قرار دهد:
خبرهای اعلان در مسیر
قرار دارند، با توجه به محتوایی که برای بروزرسانی جلسات قبل استفاده شده است میتوان خبر جلسه آینده را با فرمت مورد نظر در گیتهاب قرار داد.
۵. درج جلسه در ایوند
در حال حاضر سیستم ثبتنام جلسات از ایوند بهره میبرد، یکی از دلایل آن ارسال ایمیل به چندین هزار کاربری است که قبلا در این جلسات حضور داشتهاند یا ارسال اعلان به کسانی که پروفایل تهرانلاگ را در ایوند دنبال میکنند و همچنین نمایش جلسات لاگ در صفحه اول ایوند.
خبر هر جلسه پس از مشخص شدن اطلاعات کامل (زمان، مکان، ارائهدهندهها و برنامه کلی) بایستی در ایوند درج شود. پس از تعریف در ایوند، لینک مرجع ایوند(جلسه ۲۷۴ گروه کاربران لینوکس تهران - پنجشنبه ۱۱ مرداد ۰۳) بایستی بر روی جلسه جدید تنظیم شود.
به واسطهء رایگان بودن ثبتنام در جلسات لاگ و عدم حضور بسیاری از کسانی که اقدام به ثبتنام در ایوند میکنند بهتر است ظرفیت جلسه به میزان ۲ برابر ظرفیت اسمی سالن محل برگزاری در نظر گرفته شود. همچنین بهتر است محدودیت تعداد بلیطهای قابل خریداری توسط کاربران بر روی ۱ عدد تنظیم شود تا هر شخص بتواند تنها برای خودش بلیط تهیه کند.
۶. بروزرسانی شبکههای اجتماعی
یکی از اعضایی که به پروفایل شبکههای اجتماعی تهرانلاگ دسترسی دارد بایستی خبر جلسه را در ماستادون، ایکس (توییتر)، فیسبوک، اینستاگرام، تلگرام رویدادها و گروه تلگرام درج کند.
۷. روز جلسه، مسئول پذیرایی
مسئول برگزاری بایستی در نظر داشته باشد که تعداد پذیراییها به چه میزان است و زمان شروع پذیرایی از چه ساعتی تا چه ساعتی میباشد. آیتمهای پذیرایی به جز آب آشامیدنی تا ۵ دقیقه قبل از زمان انجام پذیرایی نبایستی در محل پذیرایی قرار گیرد به این دلیل که آیتمهای پذیرایی محدود بوده و بیشتر آن توسط حاضرین در لابی مصرف خواهد شد.
آیتمهای پذیرایی در زمان پذیرایی بایستی به صورت مرتب، چک و در صورت کمبود، تجدید موجودی شود. همچنین به جهت نظافت بررسیها انجام شود و در صورتی که محل سطل آشغالها خیلی مشخص نیست به حاضرین تذکر داده شود که سطل آشغالها در کجا قرار گرفتهاند.
۸. روز جلسه، مسئول سالن و ارائه دهندهها
شخصی که مسئول سالن میشود بایستی به امور کلی سالن مانند تمیزی آن، قرار گرفتن استند حامیان در محل مناسب، گرمایش / سرمایش مناسب سالن، صدای مناسب بلندگوها جهت پخش مناسب صدای ارائهدهندگان، دسترسی به لپتاپ مناسب جهت ارائهدهندهها (که احتمالا یکی از ارائهدهندهها خواهد آورد)، چینش مناسب حاضرین برای پر شدن صندلیهای خالی در صورت حضور افراد به صورت سرپایی، آورده شدن صندلی از جای دیگر در صورت تکمیل ظرفیت کلیه صندلیها، تذکرات مناسب جهت رعایت سکوت در هنگام انجام ارائهها، بسته شدن درهای سالن جهت عدم ورود صدا از لابی در صورت امکان یا درخواست از افراد حاضر در لابی جهت رعایت صدا در حد مناسب یا درخواست جهت مراجعه به محل دیگری به جهت برقراری سکوت در سالن، خوشآمدگویی یا اعلان برنامهها در ابتدای برنامه، برقراری تماس با ارائهدهندهها جهت اطمینان از حضور آنها در روز برگزاری و امور مرتبط دیگر اقدام کند.
۹. روز جلسه، ضبط ارائهها و دریافت فایلهای مربوطه و عکاسی
اگر در زمان برگزاری جلسه به واسطهء داشتن وسایلی مانند Voice Recorder یا اسکرینکست توسط ارائهدهنده یا … محتوای زمان ارائه دهنده ضبط شد یا عکسهایی توسط دوربین عکاسی یا موبایل تهیه شد بهتر است کل این محتوا به همراه فایلهای ارائه دریافت و در گیتهاب آن جلسه قرار داده شود.
۱۰. بعد از جلسه، بروزرسانی سایت با خبر جلسه، عکس، ارائهها یا …
بهتر است صفحه مربوط به هر جلسه، بعد از انجام هر جلسه تغییر یافته و محتوای آن به گزارش جلسه (ارائههایی که انجام شده است) و قرار دادن لینک به فایلهای صوتی و تصویری و ارائهها تغییر یابد. این مورد در جلسات سالیان اخیر کمتر مورد توجه قرار گرفته است.
اگر موردی است که به نظرتان میآید در ادامه همین تاپیک اعلام کنید.